Разбор без рекламы

Бесплатная CRM: что дают бесплатные тарифы и где подвох

«Бесплатная CRM» — один из самых частых запросов владельцев малого бизнеса, и понятно почему: платить за программу, пока не ясно, приживётся ли она, не хочется. Но бесплатное бывает четырёх видов, и у каждого своя цена — деньгами, временем или данными. Разбираем, что вы получаете на самом деле и как проверить CRM, прежде чем переносить в неё клиентов.

Команда BSTCRMопубликовано 14 октября 2026 обновлено 14 октября 20266 мин чтения

КороткоБесплатная CRM — это программа для учёта клиентов и сделок, за которую не берут абонентскую плату: бесплатный тариф с ограничениями, пробный период полной версии, программа с открытым кодом на своём сервере или самодельная таблица. Бесплатной обычно остаётся лицензия, а платить приходится за ограничения, настройку, сервер, резервные копии или переход на платный тариф, когда бизнес вырастет.

Коротко

Четыре вида «бесплатного»: бесплатный тариф, пробный период, открытый код на своём сервере, таблица.
Бесплатный тариф почти всегда урезан: по числу пользователей, объёму данных или функциям.
Открытый код бесплатен как лицензия, но сервер, настройка, обновления и копии — ваши расходы.
Пробный период — честный способ проверить полную версию до оплаты.
Главное — выход: проверьте, можно ли выгрузить клиентов и сделки файлом в любой момент.

Какой бывает бесплатная CRM

Четыре вида бесплатной CRM
Вид	Что бесплатно	За что платите	Кому подходит
Бесплатный тариф	Базовые функции навсегда	Ограничения; переход на платный тариф при росте	Одному человеку, чтобы попробовать учёт
Пробный период	Полная версия на время	Подписка после пробного срока	Тем, кто выбирает программу всерьёз
Открытый код	Лицензия	Сервер, настройка, обновления, резервные копии, программист	Компании со своим IT-специалистом
Таблица	Всё	Время, ошибки, отсутствие истории и прав доступа	Первым месяцам бизнеса

Ни один вариант не плох сам по себе. Плохо, когда выбирают по слову «бесплатно», а через полгода выясняется, что нужная функция есть только на платном тарифе, а данные из программы не выгружаются.

Что обычно ограничивают бесплатные тарифы

Число пользователей. Бесплатно работает один-два человека; как только появляется второй администратор или мастер — нужен платный тариф.
Объём данных. Лимит на число клиентов, сделок или место для файлов.
Функции. Склад, касса, зарплата, телефония, отчёты и права доступа часто вынесены в платные тарифы.
Интеграции. Подключение мессенджеров, телефонии и онлайн-кассы — платно или недоступно.
Поддержка. На бесплатном тарифе отвечают позже или только в базе знаний.

Прежде чем выбирать, выпишите, без чего ваш бизнес не работает: например, для автосервиса это заказ-наряды, склад запчастей, касса и зарплата мастеров. Потом проверьте, входит ли это в бесплатную часть, — а не наоборот.

Сколько стоит бесплатная CRM на деле

Возьмём CRM с открытым кодом на своём сервере. Лицензия — ноль, но в расходы попадают аренда сервера, работа программиста на установку и настройку, обновления, резервные копии и восстановление после сбоя. Если программист нужен хотя бы на несколько часов в месяц, «бесплатная» система легко обходится дороже недорогой подписки, где всё это уже включено.

С таблицей наоборот: денег не нужно, но платите временем и ошибками. Нет истории изменений, нет прав доступа, нет напоминаний; файл легко испортить или унести с собой. Пока клиентов десятки, это терпимо; когда сотни и работает несколько человек, — нет.

Посчитайте честно: сколько часов в месяц уходит на ручной учёт, сверки и поиск записей, и умножьте на стоимость часа владельца или администратора. Эта сумма и есть цена «бесплатного».

Данные клиентов и закон

Если в CRM хранятся имена и телефоны клиентов, вы оператор персональных данных по закону № 152-ФЗ — независимо от того, платная программа или нет. Закон требует, чтобы базы с персональными данными граждан России при сборе хранились на серверах в России (часть 5 статьи 18). Для бесплатного сервиса это стоит проверить отдельно: где стоят его серверы и кто отвечает за копии.

Второй вопрос — выход. Убедитесь, что клиентов, машины, сделки и остатки можно выгрузить в Excel или CSV в любой момент, без запроса в поддержку и без доплаты. Если выгрузки нет, переход на другую программу превратится в ручной перенос.

Когда пора переходить на платную

В программе работает больше двух человек, и нужны права: кто видит кассу, кто — только свои заказы.
Нужны склад и себестоимость: без них не видно, сколько на самом деле заработано на заказе.
Зарплата считается в процентах от работ, и споры о ней отнимают время каждый месяц.
Клиенты пишут в мессенджеры и звонят, а записи теряются между телефоном и таблицей.

Если совпали два пункта и больше, бесплатный вариант уже обходится дороже, чем кажется: деньги теряются не на подписке, а на потерянных заказах и ручных сверках.

Чек-лист: как проверить CRM до переноса клиентов

Выпишите 5–7 функций, без которых бизнес не работает, и проверьте каждую в бесплатной части.
Посчитайте, сколько человек будет работать в программе через год, и посмотрите цену на это число.
Проверьте выгрузку данных файлом: попробуйте скачать клиентов в первый же день.
Узнайте, где хранятся данные и делаются ли резервные копии.
Внесите неделю реальной работы, а не тестовые записи: так видно, удобно ли.
Спросите, помогают ли перенести базу из таблиц или старой программы и сколько это стоит.

Как с этим у BSTCRM

BSTCRM — не бесплатная программа, и мы не называем её так. Зато первый месяц — полная версия без ограничений по функциям, без привязки карты: можно внести реальную работу и решить, подходит ли.

Цена: 3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест, дальше — за каждое место; точки и склады без ограничений.
Всё в одной цене: клиенты, заказ-наряды или заказы, склад, касса, зарплата, календарь.
Перенос данных из таблиц и других программ — при подключении.
Выгрузка: сделки, клиенты, автомобили, товары и остатки — в Excel или CSV в любой момент.
Данные хранятся на серверах в России, у каждой установки своя база.

Подробнее — на страницах бесплатного месяца для автосервиса и программы для цветочного магазина.

Частые вопросы

Есть ли полностью бесплатная CRM?

Есть бесплатные тарифы с ограничениями, программы с открытым кодом и таблицы. Полностью бесплатной обычно остаётся только лицензия: за сервер, настройку, лишних пользователей или нужные функции платить приходится.

Что выбрать малому бизнесу: бесплатный тариф или пробный период?

Если работает один человек и нужен только список клиентов — бесплатного тарифа хватит. Если в учёте склад, касса и несколько сотрудников, честнее проверить полную версию в пробный период и сразу понять итоговую цену.

Подходит ли CRM с открытым кодом?

Если в компании есть свой программист и сервер — да. Без них установка, обновления и резервные копии лягут на вас, и экономия на лицензии быстро закончится.

Можно ли вести клиентов в Excel вместо CRM?

На старте — да. Когда клиентов сотни, а в таблице работает несколько человек, теряется история, нет прав доступа и напоминаний, и таблица начинает стоить дороже программы.

Бесплатна ли BSTCRM?

Нет. Первый месяц — полная версия бесплатно и без карты, дальше 3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест. Перенос данных из таблиц и других программ входит при подключении.

Как не потерять данные при переходе с бесплатной CRM?

Проверьте выгрузку клиентов и сделок в Excel или CSV до того, как переносить базу, и сохраняйте копию у себя. Хорошая программа отдаёт данные файлом в любой момент.

Источники

Цифры и нормы — на дату обновления статьи. Перед решением сверяйтесь с действующей редакцией закона и ценами поставщиков.