Акт дефектовки автомобиля

Что такое акт дефектовки автомобиля

Акт дефектовки автомобиля, он же дефектовочная ведомость, — документ, в котором автосервис после осмотра и диагностики перечисляет найденные неисправности по узлам, рекомендует работы и запчасти, отмечает срочность и записывает решение клиента по каждой позиции: согласен или отказывается. Формы акта дефектовки, утверждённой законом, нет — сервис составляет его сам. Договор на ремонт оформляется отдельно по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 29.05.2025 № 780 (п. 9), а акт дефектовки удобно прикладывать к заказ-наряду.

Что должно быть в акте дефектовки

Формы акта дефектовки, утверждённой законом, нет, поэтому состав выбирает сервис. В нашем бланке есть все эти поля.

ОснованиеНомер и дата акта, номер заказ-наряда, к которому он приложен, причина обращения клиента его словами.
Автомобиль и клиентМарка, модель, госномер, VIN и пробег; ФИО и телефон клиента, чтобы согласовать работы по телефону.
Как проводился осмотрПодъёмник, замеры, компьютерная диагностика, пробная поездка; сколько снято фотографий.
Узел и неисправностьКаждая находка отдельной строкой: где именно и что не так — «люфт шаровой опоры слева», а не «подвеска».
Что рекомендуете сделатьРабота и нужные запчасти по этой неисправности — чтобы клиент видел, за что платит.
Срочность«Сразу» — неисправность влияет на безопасность или грозит новой поломкой; «можно отложить» — ехать можно, но следить.
Сумма по позицииОриентир по работам и запчастям, чтобы клиент мог решить по каждой позиции отдельно.
Решение клиентаСогласен или отказывается — отдельной отметкой у каждой строки, а не одной подписью внизу.
ПодписиМастер или приёмщик, составивший акт, и клиент; экземпляр — клиенту.

Как заполнить акт дефектовки

ШапкаНомер и дата акта, номер заказ-наряда, реквизиты сервиса, клиент, автомобиль с VIN и пробегом.
Причина обращенияЗапишите жалобу клиента его словами — по ней потом видно, ради чего начинали осмотр.
ОсмотрОтметьте, чем проверяли: подъёмник, замеры, сканер, пробная поездка. Сфотографируйте найденное и укажите число снимков.
Неисправности по узламОдна строка — одна неисправность: узел, что именно найдено, какую работу и запчасти рекомендуете.
Срочность и суммаОтметьте «сразу» или «можно отложить» и впишите ориентир по каждой позиции.
Решение клиентаПокажите клиенту каждую строку, объясните последствия отказа и отметьте «да» или «нет». Согласие по телефону — со временем и ФИО того, кто согласовал.
ПодписиПодписывают мастер и клиент. Согласованные позиции вносят в заказ-наряд, отложенные остаются в акте — к ним вернутся на следующем визите.

Как оценить срочность

СразуНеисправность влияет на безопасность (тормоза, рулевое управление, подвеска, шины) или быстро приведёт к дорогой поломке. Объясните клиенту риск прямо и запишите, что он предупреждён.
Можно отложитьАвтомобиль ездит, неисправность развивается медленно или не влияет на безопасность: потеющая прокладка, небольшой люфт. Запишите в акт и назначьте срок — например, к следующему ТО.
Цена после разборкиЕсли стоимость зависит от разборки, так и напишите «после разборки» и согласуйте сумму с клиентом, когда она станет известна.

Что дальше: заказ-наряд и акт выполненных работ

Согласованные позиции переносят в заказ-наряд — это договор на ремонт, который содержит работы, запчасти, цену и срок (п. 9 Правил № 780). После ремонта автомобиль выдают по акту выполненных работ.

Бланк акта выполненных работ →

Частые ошибки в актах дефектовки

Неисправность без пояснения«Ходовая плохая» клиенту ничего не говорит. Узел, сторона и признак: «люфт шаровой опоры слева».
Согласие «на словах»Когда решение записано у каждой строки, спора «я этого не просил» не возникает. По телефону — запишите время и ФИО.
Нет суммБез ориентира по каждой позиции клиент отказывается от всего сразу. Дайте выбрать.
Не записан отказЕсли клиент отказался от срочной позиции, отметьте это в акте и попросите подписать, что он предупреждён.
Акт не связан с заказ-нарядомСогласованные позиции должны попасть в заказ-наряд с ценой и сроком — проверьте, что номера совпадают.

Дефектовка из сделки, а не с листа бумаги

В BSTCRM найденные неисправности попадают в сделку, а из карточки печатаются акт дефектовки, карта рекомендаций, заказ-наряд и акт выполненных работ с работами, запчастями и суммами из сделки. Реквизиты клиента и автомобиля подставляются сами.

3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих местпервый месяц бесплатно · за год −10 %

Попробовать бесплатно Программа для автосервиса

Меню «Печать» в карточке сделки BSTCRM: акт дефектовки, заказ-наряд, акт выполненных работ (данные вымышленные)

Частые вопросы

Что такое акт дефектовки автомобиля?

Это список неисправностей, найденных при осмотре и диагностике, с рекомендациями по ремонту, срочностью и решением клиента по каждой позиции. В сервисах его также называют дефектовочной ведомостью.

Обязателен ли акт дефектовки?

Формы акта дефектовки, утверждённой законом, нет. Но это удобный способ получить согласие клиента на каждую работу до того, как вы её начнёте, и записать отказ от рекомендованного.

Чем акт дефектовки отличается от заказ-наряда?

Акт дефектовки отвечает на вопрос «что сломано и что советуем». Заказ-наряд — договор: что именно делаем, из каких запчастей, за сколько и к какому сроку. Согласованные позиции из акта переходят в заказ-наряд.

Чем акт дефектовки отличается от акта выполненных работ?

Акт дефектовки составляют до ремонта, акт выполненных работ — после, при выдаче автомобиля: в нём сделанные работы и подпись клиента о приёмке.

Что делать, если клиент отказался от рекомендованных работ?

Отметьте «нет» у этой строки, при срочной неисправности запишите, что клиент предупреждён о последствиях, и попросите подписать акт. Отложенные позиции останутся в акте — вернуться к ним можно при следующем визите.

Можно ли согласовать дефектовку по телефону?

Можно, если вы это фиксируете: в бланке есть строка «как согласовано» — впишите дату, время и кто согласовал. Позиции и суммы лучше продублировать клиенту сообщением в мессенджере.

Платная ли дефектовка и как это записать?

Стоимость осмотра и диагностики определяет сервис. Если она платная, впишите её в заказ-наряд до начала осмотра, а не в акт после него — клиент должен знать цену заранее.

Можно ли изменить бланк под свой автосервис?

Да. Версию Word можно редактировать: добавить логотип, реквизиты, строки и свои столбцы. Бланк бесплатный, регистрация не нужна.