Кейс Ultra Auto: переход на BSTCRM и разбор звонков

О компании

Ultra Auto — два автосервиса в Калининграде: на Промышленной, 8к3 и на Киевской, 19к2 (БСТ Сервис). Ремонт и ТО легковых машин, диагностика, шиномонтаж. В той же сети — три павильона автозапчастей.

Раскрываем сразу: Ultra Auto — сервис команды, которая делает BSTCRM. Многие функции CRM появились потому, что без них было неудобно работать именно здесь. Поэтому кейс — не отзыв клиента, а рассказ о том, как программа работает на живом сервисе.

Что не устраивало до перехода

• Заказ-наряды вели в StoCRM, а кассы сверяли в отдельной системе — цифры за день приходилось сводить из двух мест.
• Отчёты владельцу собирались вручную и приходили с ошибками: старая система сравнивала закупки только со StoCRM.
• Звонки жили отдельно от заказов: кто позвонил, что ему обещали и записался ли он — можно было узнать только у администратора.
• Список клиентов, которым пора менять масло, приходил отдельной рассылкой и не был связан с карточками.

Как прошёл переход

1. Перенесли историю из StoCRM: клиентов, автомобили и сделки с сентября 2023 года, по каждой точке отдельно.
2. Сверили кассы: с 22 сентября выручка считается по оплатам в BSTCRM, за прошлые дни сохранены прежние цифры.
3. 23 сентября отключили StoCRM и старую систему сверки — с этого дня все отчёты строятся только из BSTCRM.
4. Подключили телефонию Билайн: звонки и записи разговоров менеджеров попадают в CRM сами, раз в час.
5. Перенесли напоминания о замене масла в раздел «Звонки → Напоминания».
6. С 30 сентября на звонки отвечает голосовой ИИ-ассистент, а с 4 октября каждый разговор администраторов разбирается по чек-листу.

Сервисы не останавливались ни на день: сотрудники перешли на BSTCRM в обычный рабочий вторник, а в первые дни владелец сверял цифры с прежней системой.

Голосовой ассистент: первые 83 звонка

Ассистент отвечает на звонки, называет цены из прайса сервиса, предлагает свободное время и записывает клиента; если вопрос сложный — ставит менеджеру задачу перезвонить. С 5 сентября по 5 октября 2026 года он принял 83 звонка: до 30 сентября — в пилоте на части линий, ещё до перехода на BSTCRM, а с 30 сентября — на всех линиях.

Почти каждый пятый звонок ассистент доводит до записи сам, ещё треть превращается в задачу менеджеру — эти клиенты не теряются, даже если звонок пришёлся на обед или вечер.

Разбор звонков: где теряются клиенты

С 4 по 6 октября 2026 года CRM разобрала 89 разговоров администраторов с клиентами. Каждый разговор проверяется по шести пунктам; в таблице — в какой доле звонков пункт выполнен.

Из звонивших записался 19 %, а в 26 % разговоров администратор пообещал перезвонить — такие звонки сразу попадают в «Пожары дня», чтобы обещание не забылось.

Что из этого следует

• Администраторы вежливы и разбираются в вопросе, но чаще всего не называют цену — клиент уходит «подумать» и звонит дальше.
• Запись предлагают только в трети звонков. Это самый дешёвый способ добавить заказы: клиент уже позвонил сам.
• Приветствие по скрипту — в двух третях звонков: разговор сразу начинается без названия сервиса.

Решение — не новая реклама, а скрипт: в каждом звонке назвать цену или вилку и предложить ближайшее время. Через месяц обновим кейс и покажем, как изменились доли по тем же пунктам.

Что ещё работает в BSTCRM у Ultra Auto

• Заказ-наряды, склад и касса на пяти точках в одной установке, отчёты владельцу в Telegram.
• Напоминания о замене масла из истории заказ-нарядов — сообщение клиенту в одну кнопку.
• Контроль возвратов поставщику: что не отправлено дольше трёх дней.

Итог

Главный результат первых двух недель — не рост выручки (для него слишком рано), а то, что всё видно в одном месте: заказы, деньги и звонки. Разбор разговоров сразу показал, где сервис теряет клиентов, а ассистент принимает звонки, когда администраторы заняты.

BSTCRM стоит 3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест, первый месяц бесплатно; перенос из StoCRM и других программ входит в подписку. Разбор звонков и голосовой ассистент оплачиваются отдельно ИИ-минутами.

Частые вопросы