Практическое руководство

Складской учёт в магазине: программа или Excel, остатки и инвентаризация

Пока товаров полсотни, остатки живут в голове продавца и в тетради. Потом появляется второй магазин, резервы под заказы, поставщики с разными накладными, и цифры перестают сходиться: по таблице товар есть, на полке его нет. Разбираем, что такое складской учёт, какие операции в нём главные, как вести его в Excel и где таблица ломается, что должна уметь программа и как провести инвентаризацию так, чтобы это выдержало и проверку, и здравый смысл.

Команда BSTCRMопубликовано 12 октября 2026 обновлено 12 октября 202614 мин чтения

КороткоСкладской учёт — это учёт прихода, расхода и перемещения товаров, по которому в любой момент видно, сколько чего лежит на складе и в магазине (остаток). Остаток считается просто: приход минус продажи и списания, а резерв под заказы показывает, сколько из него уже занято. Сверка остатка с реальным количеством называется инвентаризацией: по закону о бухучёте (402-ФЗ) её сроки и порядок определяет сама организация, кроме случаев обязательной инвентаризации, а с 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Коротко: что важно знать

Остаток = приход минус продажи, списания и перемещения. Если хоть одна операция не попала в учёт, остаток врёт, и дальше он врёт всё сильнее.
Excel подходит на старте: немного позиций, одна точка, один человек вносит данные. Он ломается на резервах, нескольких точках и одновременной работе нескольких людей.
Переходить на программу стоит, когда вы чаще сверяете таблицу, чем продаёте, или товар «зависает» между точками и заказами.
Инвентаризация нужна не только для отчётности: это единственный способ узнать недостачу, пока она небольшая. Для малого магазина разумный ритм — раз в месяц или квартал, быстро по группам товара.
Закон оставляет сроки и порядок инвентаризации на усмотрение организации, кроме обязательных случаев (годовая отчётность, смена материально ответственного лица, утрата или порча и другие).
Расхождения оформляют документально: излишки приходуют, недостачи списывают по балансовой стоимости, виновных ищут отдельно.

Нормы закона и стандартов проверены 12 октября 2026 года по открытым источникам из списка внизу. Для вашей организации и системы налогообложения сверьтесь с бухгалтером: статья не заменяет консультацию.

Что такое складской учёт и остатки

Складской учёт отвечает на три вопроса: что есть, где лежит и сколько можно продать прямо сейчас. Ответ складывается из документов, а не из памяти: каждое движение товара должно оставить след.

Есть три разных числа, которые часто путают:

Факт — сколько товара реально лежит по учёту на складе точки.
Резерв — сколько уже отложено под заказ или сделку и продать этому покупателю нельзя.
Доступно — факт минус резерв. Именно эту цифру должен видеть продавец, когда говорит клиенту «есть».

В бухгалтерском учёте единицей учёта товара считается номенклатурная позиция (номенклатурный номер), а при отпуске товар оценивают, например, по средней себестоимости: так описывает ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утверждён приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н) подборка КонсультантПлюс. Это важно, если вы ведёте и управленческий, и бухгалтерский учёт: количества должны совпадать, а оценку считает бухгалтер.

ФСБУ 5/2019 применяют не все: микроорганизации с упрощёнными методами учёта вправе от него отказаться. Если вы ИП, обязанности по бухучёту у вас отличаются, уточните это у бухгалтера. Складской учёт ради контроля остатков нужен в любом случае.

Основные операции склада

Любой складской учёт, в таблице или в программе, держится на одном и том же наборе операций.

Складские операции и что они меняют
Операция	Что происходит	Как меняется остаток
Приход	Приняли товар от поставщика по накладной, проверили количество и артикулы	Остаток точки растёт; фиксируется закупочная цена
Перемещение	Перевезли товар с одной точки или склада на другой	На одной точке убывает, на другой прибывает; общий остаток не меняется
Резерв	Отложили товар под заказ, сделку или предзаказ	Факт не меняется, доступное количество уменьшается
Продажа	Отдали товар клиенту, оформили оплату	Остаток убывает, резерв снимается
Списание	Убрали брак, порчу, товар на хозяйственные нужды	Остаток убывает, нужна причина и документ
Возврат	Клиент вернул товар или вы вернули поставщику	Остаток растёт или убывает, в зависимости от направления
Инвентаризация	Пересчитали фактическое количество и сверили с учётом	Остаток исправляется на фактический, расхождения фиксируются

Главное правило: товар не должен уходить мимо документа. Продажа «по знакомству», отдача из зала без чека, «взял на минуточку» — каждая такая операция превращается в расхождение, которое вы потом будете искать неделями.

Пример: магазин запчастей

Масляный фильтр пришёл партией в 20 штук. 6 вы отложили под заказ-наряды на завтра, ещё 2 продали у прилавка. Факт на складе — 18, резерв — 6, доступно для продажи — 12. Если резерв не вести, продавец легко продаст «лишние» фильтры, а утром окажется, что мастеру нечего ставить.

Пример: цветочный магазин

В цветах единица учёта не букет, а стебель. Розы приходят пучками, букет собирается по составу, и каждая продажа должна списать из остатка конкретные стебли. Если учитывать только готовые букеты, остаток срезки в холодильнике «поплывёт» и к пятнице вы не поймёте, хватит ли роз на выходные. Подробнее об этом — в материале про учёт цветов до стебля.

Как вести складской учёт в Excel

Таблица — нормальное начало. Бесплатна, понятна и позволяет сразу увидеть, какие данные вам нужны. Чтобы она работала, нужна дисциплина: один журнал движений и один лист остатков, которые считаются из журнала, а не правятся руками.

Минимальная структура листа «Движения» — одна строка на одну операцию:

Образец структуры таблицы «Движения товара»
Дата	Документ	Артикул	Название	Склад / точка	Операция	Кол-во	Цена закупки	Комментарий
12.10.2026	Накладная № 148	OF-2041	Фильтр масляный	Точка 1	Приход	+20	310	Поставщик А
12.10.2026	Заказ № 57	OF-2041	Фильтр масляный	Точка 1	Резерв	6		Под заказ-наряд
12.10.2026	Чек № 912	OF-2041	Фильтр масляный	Точка 1	Продажа	-2		Розница
14.10.2026	Акт № 3	OF-2041	Фильтр масляный	Точка 1	Списание	-1	310	Брак: течёт корпус

Лист «Остатки» строят формулой СУММЕСЛИМН по столбцам «Артикул», «Склад» и «Операция». Для резерва заведите отдельный столбец: «Доступно» = «Факт» минус «Резерв». Данные в таблице вымышленные.

Что желательно заложить сразу: уникальный артикул (не только название), выпадающий список для операций и складов, защиту формул от случайной правки, ежедневную копию файла. Начинайте с точных начальных остатков: сначала пересчитайте полки, а потом вносите цифры. Отрицательные остатки в учёте — тревожный сигнал: по обсуждениям практиков, товар продали раньше, чем отразили поступление, и себестоимость и прибыль начинают искажаться.

Где Excel ломается

Несколько человек. Файл правят двое одновременно, и чьи-то изменения теряются. Копии файла расходятся.
Нет связи с продажей. Продавец пробил чек, а в таблицу не внёс. Остаток живёт отдельно от выручки.
Резервы и заказы. Таблица не «знает», что товар уже отложен под заказ, и не защитит от двойной продажи.
Несколько точек. Перемещения между складами вручную превращаются в двойной ввод, и товар «зависает» в пути.
Нет истории и прав. Непонятно, кто и когда изменил цифру. Любой сотрудник может «подправить» остаток.
Опечатки. Одна лишняя цифра в количестве искажает остаток, закупку и отчёт. Проверить это глазами невозможно, когда строк тысячи.
Инвентаризация. Приходится вручную готовить опись, сравнивать, исправлять остатки и сохранять итог. Для 50 позиций это час, для 2 000 — день работы.

Когда переходить на программу складского учёта

Универсального порога по числу позиций нет: важнее признаки. Если узнаёте себя в трёх и более пунктах, таблица уже мешает.

Вы чаще сверяете остатки и ищете причины расхождений, чем продаёте.
Товар продали, а на полке его нет (или наоборот: есть, а в таблице нет).
В магазине работает несколько человек, и все что-то вносят.
Появилась вторая точка, склад или передвижной товар между ними.
Нужны резервы под заказы, предзаказы или записи клиентов.
Нужно видеть закупку, наценку и прибыль по каждой продаже, а не только остаток.
Вы хотите передать учёт управляющему и перестать быть «единственным, кто знает, как это устроено».

Хорошая новость: перенести данные из таблицы в программу несложно, если таблица в порядке. Артикулы, названия, количества и закупочные цены — это то, что обычно загружают при старте. Подробнее — на странице про перенос данных.

Что должна уметь программа складского учёта

Не гонитесь за длинным списком функций. Для небольшого магазина или автосервиса главное, чтобы программа закрывала основу и не усложняла жизнь. Вот чек-лист:

Приход по накладной с артикулами, ценами закупки и привязкой к поставщику.
Остатки по точкам: факт, резерв, доступно — раздельно по каждому складу.
Резерв под заказ или сделку, который снимается при продаже или отмене.
Продажа и списание с причиной: брак, порча, хозяйственные нужды.
Перемещения между точками с учётом в документах склада.
Инвентаризация: документ с учётным количеством, ввод фактического, расхождения в штуках и рублях, проведение с исправлением остатков.
История движений: кто, когда, что изменил и какие было и стало.
Минимальные остатки и отчёты: что заканчивается, что не продаётся, сколько денег лежит в товаре.
Права сотрудников: кладовщик, продавец и владелец видят и меняют разное.
Связь с продажей и кассой: остаток убывает сам, когда продаёте или закрываете сделку, а не по отдельному вводу.
Выгрузка в бухгалтерию, если вы ведёте учёт в 1С, и экспорт списков в таблицу.

Что из этого есть в BSTCRM

В BSTCRM склад встроен в сделки и заказ-наряды: приход, остатки по точкам, резерв под сделку, продажа, списание и инвентаризация. На экране склада видно, сколько товаров всего, сколько заканчивается, сколько лежит физически, сколько в резерве и сколько доступно для продажи. Есть история движений: каждое изменение количества с датой и итогом. Закрытые сделки и отгрузки можно выгрузить в 1С (как это устроено).

Для магазина запчастей и автосервиса это работает вместе с заказ-нарядами и проценкой: смотрите страницы про учёт запчастей и программу для магазина автозапчастей. Для цветочного магазина — склад стеблей с техкартами: состав букета в стеблях списывается при продаже, подробности в разделе про программу для цветочного магазина. Обзор раздела «Склад» есть в справке. Цена BSTCRM для автосервиса и магазина запчастей — 3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест: склад, заказ-наряды, касса и отчёты без доплат за модули.

Excel и программа складского учёта: сравнение по критериям
Критерий	Excel	Программа складского учёта
Стоимость старта	Бесплатно или почти бесплатно	Подписка или лицензия; у отраслевых программ в неё входят и другие разделы
Несколько пользователей	Конфликты версий, потерянные правки	Работают одновременно, у каждого свои права
Связь с продажей	Вручную, остаток обновляют отдельно	Остаток убывает при продаже или закрытии сделки
Резервы	Отдельный столбец и дисциплина	Резерв под сделку и «доступно» считаются сами
Несколько точек	Отдельные листы и двойной ввод	Остатки и перемещения по каждой точке
История и контроль	Нет истории, правки не видны	Журнал движений и прав, видно, кто что менял
Инвентаризация	Опись и сверка вручную	Документ с учётным количеством, расхождения считаются сами
Отчёты	Сводные таблицы, настраиваются вручную	Низкие остатки, неликвиды, оборачиваемость, прибыль

Excel остаётся хорошим помощником и в программном учёте: в него удобно выгружать остатки и отчёты. Спор «или-или» чаще всего решает не функциональность, а число людей и точек.

Инвентаризация: как часто и как провести

Что говорит закон и стандарт

По статье 11 закона о бухгалтерском учёте (402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации: при ней выясняют фактическое наличие и сверяют его с данными учёта. Случаи, сроки и порядок определяет сама организация, за исключением обязательной инвентаризации, которую устанавливают законодательство и стандарты. Расхождения отражаются в том отчётном периоде, на дату которого проводилась инвентаризация.

Порядок подробно описывает ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н). Он обязателен с 1 апреля 2025 года и заменил прежние методические указания 1995 года.

Обязательная инвентаризация нужна, в частности, при составлении годовой отчётности, смене материально ответственного лица, выявлении утраты или порчи, после пожара, аварии или стихийного бедствия, при реорганизации и ликвидации. В остальное время вы вправе проводить её, когда считаете нужным, и закрепить это в учётной политике.

Как часто проводить на практике

Годовая — по закону, перед отчётностью.
Ежемесячно или ежеквартально — для небольшого магазина с активной торговлей: контроль за недостачей, не за бумагой.
По группам товара — быстрая выборочная сверка: сегодня масла, завтра фильтры. Так не нужно закрывать торговлю на сутки.
Внеплановая — при смене продавца или кладовщика, после кражи, после прихода крупной партии, если цифры «не бьются».

Как провести инвентаризацию по шагам

Издайте приказ о проведении: дата, склад или группа товара, состав комиссии. Форма свободная, стандарт жёсткой формы не требует.
Определите комиссию. Материально ответственное лицо в её состав не включают, но при пересчёте оно присутствует. Комиссию можно не создавать, если в компании только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель, если инвентаризацию проводит аудиторская организация по договору или ревизионная комиссия.
Подготовьтесь. Оформите все приходы и расходы на момент пересчёта, чтобы документы не «плавали» во время подсчёта. Склад на время пересчёта не отгружает или фиксирует отгрузки отдельно.
Пересчитайте факт. Подсчёт, взвешивание, осмотр; допускается и фото- или видеофиксация, если обычные способы невозможны или слишком затратны. Удобно считать без показа учётной цифры, чтобы счётчик не подгонял факт под неё.
Сверьте с учётом. Разница по каждой позиции — расхождение. Положительное — излишек, отрицательное — недостача.
Оформите документы: опись или акт и сличительная ведомость. Стандарт не навязывает форму: организация вправе сама определить набор документов и реквизиты.
Отразите результат в учёте. Исправьте остатки и отнесите расхождения: излишки в доходы, недостачи по балансовой стоимости на виновных лиц или на расходы.

Как оформить расхождения

Результат инвентаризации и что с ним делают
Результат	Что это	Как оформляют (по изданиям)
Излишек	Фактически больше, чем в учёте	Приходуют; оценка по справедливой, балансовой стоимости или балансовой стоимости аналогичных активов; включают в доходы
Недостача	Фактически меньше, чем в учёте	Оценивают по балансовой стоимости; если виновный найден, взыскивают, иначе списывают на расходы
Пересортица	Одного товара больше, другого меньше, из-за путаницы при отпуске	По решению руководителя излишек и недостачу по однотипным товарам можно зачесть друг другом
Испорченный товар	Есть на складе, но не годится к продаже	Корректируют на сумму обесценения; решают, можно ли продать или нужно списать

Налоговые последствия для УСН и ОСНО различаются: уточните у бухгалтера, как учитывать недостачи и порчу в налогах.

Бумажную сторону можно упростить: в CRM-программе опись формирует сам документ инвентаризации, а в таблице вы собираете её вручную.

Как это в BSTCRM

В разделе «Склад» создаёте инвентаризацию, выбираете точку: CRM подставляет в документ все товары склада с учётным количеством. Вы вписываете фактическое только там, где не совпало, нажимаете «Сохранить подсчёт», и в колонке «Расхождение» появляется разница. Вверху видно число расхождений и сумму по закупке: минус — недостача, плюс — излишек. После «Провести» остатки на складе становятся равны фактическим; если начали по ошибке, документ можно отменить, и остатки не изменятся. Пошагово — в справке по инвентаризации.

Типичные ошибки складского учёта

Нет начальных остатков. Учёт запускают «с нуля», не пересчитав полки: ошибка тянется месяцами.
Продажа без документа. Товар ушёл, чека нет: остаток завышен, недостача «рождается» сама.
Приход «потом». Накладную вносят через неделю, товар уже продан: возникают отрицательные остатки и кривая себестоимость.
Нет артикулов. Один товар записан тремя названиями, и остаток размазан по трём строкам.
Нет резерва. Продавец продаёт то, что обещано другому покупателю.
Инвентаризация раз в год. К концу года недостачу уже не разобрать.
Исправляют остаток руками. Нет документа корректировки, и причину расхождения вы не узнаете никогда.
Один человек и приходует, и списывает, и пересчитывает. Контроль работает, когда эти роли хотя бы частично разделены.

С чего начать

Пересчитайте полки и зафиксируйте начальные остатки по артикулам.
Договоритесь, что ни один товар не уходит без документа, а приходы вносят в день поставки.
Выберите инструмент по числу людей и точек: таблица для одного, программа для команды.
Назначьте ритм инвентаризации и первую пробную сверку по одной группе товара.
Поручите бухгалтеру подтвердить порядок оформления расхождений в вашей учётной политике.

Если хотите посмотреть на склад в работе, начните с тарифа или страницы про программу для автосервиса: первый месяц можно пользоваться бесплатно.

Частые вопросы

Что такое складской учёт простыми словами?

Это учёт прихода, продажи, списания и перемещения товара, по которому видно, сколько чего лежит на каждом складе. Остаток считается как приход минус расход, а резерв показывает, сколько уже занято под заказы.

Можно ли вести складской учёт в Excel?

Да, пока позиций немного, точка одна, а данные вносит один человек. Нужны единый журнал движений, артикулы и копии файла. Когда появляются резервы, несколько точек и несколько сотрудников, таблица начинает давать расхождения.

Когда переходить с Excel на программу?

Когда вы тратите больше времени на сверку, чем на продажи: товар продают, а на полке его нет, остатки по точкам не сходятся, нужны резервы под заказы. Переход проще, если таблица в порядке и в ней есть артикулы и количества.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательная инвентаризация проводится в случаях, установленных законом и стандартом: перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при утрате или порче и других. В остальное время срок определяет организация. Для магазина разумно раз в месяц или квартал, быстро по группам товара.

Какой документ регулирует инвентаризацию?

Статья 11 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н), обязательный с 1 апреля 2025 года. Прежние методические указания 1995 года утратили силу.

Как оформить излишки и недостачи?

Излишки приходуют и включают в доходы, оценка может быть по справедливой или балансовой стоимости. Недостачи оценивают по балансовой стоимости: при виновном лице взыскивают, иначе относят на расходы. Для налогов уточните порядок у бухгалтера.

Нужна ли комиссия для инвентаризации в маленьком магазине?

Обычно да, но комиссию можно не создавать, если в организации только руководитель и главный бухгалтер или только руководитель, если инвентаризацию проводит аудиторская организация или ревизионная комиссия. Материально ответственное лицо в комиссию не включают.

Сколько стоит программа складского учёта BSTCRM?

Для автосервиса и магазина запчастей — 3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест: склад, заказ-наряды, касса и отчёты, первый месяц бесплатно. Для цветочного магазина цена указана на странице программы для цветочного магазина.

Источники

Цифры и нормы — на дату обновления статьи. Перед решением сверяйтесь с действующей редакцией закона и ценами поставщиков.